Выявляем и списываем просроченную задолженность в налоговом и бухгалтерском учете

В каких случаях применяют специальные сроки исковой давности.

Почему важно проверить, нет ли встречной задолженности.

Какие долги списывают только через 10 лет с момента возникновения.

Приближаются сроки сдачи годовой бухгалтерской отчетности и декларации по налогу на прибыль за 2014 г. Перед их составлением организации необходимо выявить дебиторскую и кредиторскую задолженность, срок исковой давности которой истек в этом году. Такие долги считаются безнадежными для взыскания. Их нужно списать и в налоговом, и в бухгалтерском учете (п. 18 ст. 250 и пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, п. п. 77 и 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Разберемся, как это правильно сделать и какие документы следует оформить.

Большинство непогашенных долгов списывают

по истечении трехлетнего срока

По общему правилу срок исковой давности составляет три года с момента, когда долг должны были погасить (п. 1 ст. 196 ГК РФ). Если по истечении трех лет дебиторская задолженность осталась непогашенной, в налоговом учете ее сумму включают во внереализационные расходы, а в бухгалтерском - в прочие (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ и п. 11 ПБУ 10/99). Так поступают организации, которые не создают резерва по сомнительным долгам.

Если компания его формирует, сумму безнадежной дебиторской задолженности она списывает за счет резерва (абз. 2 п. 5 ст. 266 НК РФ и п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ).

Не погашенную в течение трех лет кредиторскую задолженность отражают в налоговом учете во внереализационных доходах, в бухгалтерском - в составе прочих (п. 18 ст. 250 НК РФ и п. 7 ПБУ 9/99).

По некоторым видам обязательств действуют специальные сроки исковой давности - большей или меньшей продолжительности по сравнению с общим трехлетним сроком (п. 1 ст. 197 ГК РФ). Например, срок исковой давности равен одному году для следующих видов требований:

- вытекающих из договора перевозки груза, в том числе морским транспортом (п. 3 ст. 797 ГК РФ и п. 1 ст. 408 Кодекса торгового мореплавания РФ);

- предъявляемых по договору подряда в связи с ненадлежащим качеством выполнения работы (п. 1 ст. 725 ГК РФ);

- вытекающих из договора транспортной экспедиции (ст. 13 Федерального закона от 30.06.2003 N 87-ФЗ "О транспортно-экспедиционной деятельности").

Два года отводится на урегулирование долгов по большинству договоров имущественного страхования (п. 1 ст. 966 ГК РФ). Непогашенные долги по таким обязательствам списывают в налоговом и бухгалтерском учете по истечении специального срока исковой давности, то есть через один или два года.

Проведение сверки с должником или кредитором отодвигает

момент, когда нужно списать непогашенную задолженность

Подписание должником акта сверки означает, что он признал задолженность. С этого момента срок исковой давности прерывается (ст. 203 ГК РФ). Со дня подписания акта сверки срок отсчитывают заново, без учета времени, прошедшего с момента возникновения долга (подробнее читайте ниже). Этим пользуются должники, чтобы отсрочить списание кредиторской задолженности и еще какое-то время не включать ее в доходы.

Обратите внимание! Какие еще обстоятельства прерывают срок исковой давности

По мнению судов, срок исковой давности считается прерванным, если должник совершил любое из следующих действий, свидетельствующих о признании им долга (п. 20 совместного Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 12.11.2001 N 15 и Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 N 18):

- частично погасил задолженность или перечислил штрафные санкции (напрямую или через третье лицо);

- признал предъявленную ему претензию;

- уплатил проценты по основному долгу (по займам, кредитам, векселям и другим долговым обязательствам);

- подписал дополнительное соглашение к договору;

- обратился с письменным предложением об изменении условий договора (например, ходатайствовал о предоставлении ему отсрочки или рассрочки платежа).

Налоговики согласны, что долг, по которому стороны оформляли акты сверки, можно списать в учете по истечении трех лет со дня проведения последней сверки (Письма ФНС России от 06.12.2010 N ШС-37-3/16955 и УФНС России по г. Москве от 17.04.2007 N 20-12/036354). Такого же мнения придерживаются суды (Постановления ФАС Уральского от 01.02.2013 N Ф09-150/13 и от 16.02.2010 N Ф09-6971/08-С2, Западно-Сибирского от 11.08.2006 N Ф04-4912/2006(25117-А81-14) округов).

Регулярное подписание актов сверки позволяет организациям постоянно отодвигать момент, когда задолженность нужно списать. Но бесконечно продлевать срок исковой давности не получится. С ноября 2013 г. установлено, что этот срок не может превышать 10 лет (п. 2 ст. 196 ГК РФ). Значит, по истечении 10 лет со дня, когда долг необходимо было погасить, его необходимо списать в налоговом и бухгалтерском учете. Неважно, прошло ли к тому моменту три года со дня подписания последнего акта сверки.

Таким образом, по каждому долгу бухгалтерам нужно отслеживать два момента:

- когда закончится трехлетний или специальный (один год, два года и др.) срок исковой давности;

- когда истечет 10 лет со дня появления задолженности.

Долг необходимо списать в налоговом и бухгалтерском учете на более раннюю из этих дат.

Рискованно списывать "дебиторку" при наличии

встречной "кредиторки" перед тем же контрагентом

Если контрагент является одновременно поставщиком и покупателем, перед списанием его дебиторской задолженности следует выяснить, не числится ли перед ним кредиторской задолженности. По мнению Минфина России, сначала необходимо провести взаимозачет встречных долгов (подробнее читайте на с. 40). Если после этого в учете останется просроченная "дебиторка", только эту сумму организация вправе включить во внереализационные расходы (Письмо от 04.10.2011 N 03-03-06/1/620).

Читайте на e.rnk.ru. Еще больше полезных материалов

Есть мнение, что долг покупателя нельзя считать безнадежным, если с ним имеются отношения в рамках других договоров, по которым он исправно исполняет свои обязательства. Может ли организация по истечении срока исковой давности списать долг такого контрагента в налоговом учете?

Мнения разделились. Большинство посетителей сайта www.rnk.ru (66%) считают, что долг можно списать. Ведь истечение срока исковой давности является достаточным для того основанием (пп. 2 п. 2 ст. 265 и п. 2 ст. 266 НК РФ). Кроме того, Налоговый кодекс не содержит запрета на включение в расходы просроченной дебиторской задолженности при наличии с контрагентом иных договорных отношений. Но есть и противники этого подхода. Подробнее об аргументах в пользу каждой точки зрения читайте на сайте e.rnk.ru в статье "Можно ли списать в налоговом учете долг контрагента с истекшим сроком давности, если с ним действуют иные договорные отношения?" // РНК, 2013, N 24.

Однако Президиум ВАС РФ считает, что проведение зачета встречных требований является правом, а не обязанностью сторон (Постановление от 19.03.2013 N 13598/12). Следовательно, у компании, которая не воспользовалась этим правом, не должно возникнуть неблагоприятных налоговых последствий.

Многие суды приходят к выводу, что даже при наличии встречной кредиторской задолженности организация может включить просроченную "дебиторку" во внереализационные расходы, не проводя взаимозачета (Постановления ФАС Уральского от 10.06.2009 N Ф09-3863/09-С3 и от 04.06.2009 N Ф09-3582/09-С3, Западно-Сибирского от 10.11.2008 N Ф04-6735/2008(15348-А67-37) округов). Но, учитывая точку зрения Минфина России, безопаснее следовать его разъяснениям. Иначе не избежать разногласий с налоговиками и судебных разбирательств. Впрочем, шансы выиграть такой спор в суде достаточно велики.

Просроченную задолженность безопаснее списывать

в последний день отчетного периода,

в котором истек срок исковой давности

Основанием для списания дебиторской и кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, является приказ генерального директора организации (п. п. 77 и 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ).

Кроме того, компании целесообразно оформить акт инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками (Письма Минфина России от 12.09.2014 N 03-03-РЗ/45767 и от 28.01.2013 N 03-03-06/1/38, ФНС России от 08.12.2014 N ГД-4-3/25307@ и УФНС России по г. Москве от 20.06.2011 N 16-15/059211@.1). Его можно составить по форме N ИНВ-17 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88) или по самостоятельно разработанной форме.

Ведомства считают, что для списания дебиторской задолженности организация также должна иметь документы, подтверждающие возникновение этого долга (Письма Минфина России от 08.04.2013 N 03-03-06/1/11347 и ФНС России от 06.12.2010 N ШС-37-3/16955). Речь идет о первичных документах по хозяйственной операции, в результате совершения которой образовалась задолженность, - накладных, актах о выполнении работ или оказании услуг, платежных документах и т.п. Договор и акт сверки к таким документам не относятся (Письмо ФНС России от 06.12.2010 N ШС-37-3/16955).

Независимо от даты приказа о списании долга просроченную кредиторскую или дебиторскую задолженность безопаснее списывать в налоговом учете в последний день того отчетного периода, в котором истек срок исковой давности (пп. 5 п. 4 ст. 271 и пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Такого же мнения придерживаются чиновники (Письма Минфина России от 26.11.2014 N 03-03-10/60138, от 12.09.2014 N 03-03-РЗ/45767 и от 19.07.2011 N 03-03-06/1/426, ФНС России от 08.12.2014 N ГД-4-3/25307@).

Суды отмечают, что просроченную задолженность нужно списать в учете, даже если организация не провела инвентаризацию обязательств и не оформила приказ о ее списании (Постановления Президиума ВАС РФ от 22.02.2011 N 12572/10 и от 08.06.2010 N 17462/09).

"Упрощенец" обязан включить просроченную "кредиторку"

в доходы, но не может учесть безнадежную "дебиторку"

в расходах

Организациям, применяющим "упрощенку", перед составлением годовой бухгалтерской отчетности и декларации по УСН также необходимо проанализировать дебиторскую и кредиторскую задолженность и списать просроченные долги.

Сумму кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, "упрощенцы" в налоговом учете включают во внереализационные доходы (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Это относится ко всем "упрощенцам" независимо от выбранного ими объекта налогообложения (Письмо ФНС России от 14.02.2011 N КЕ-4-3/2303).

Исключением являются лишь долги в виде полученных авансов, в счет которых так и не были отгружены товары, выполнены работы или оказаны услуги. "Упрощенец" включил эти авансы в доходы еще при их получении от контрагента (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Поэтому он не обязан повторно отражать авансы во внереализационных доходах после истечения срока исковой давности.

В бухгалтерском учете просроченную кредиторскую задолженность "упрощенцы" относят к прочим доходам, безнадежную "дебиторку" - к прочим расходам (п. 7 ПБУ 9/99 и п. 11 ПБУ 10/99). Однако при расчете "упрощенного" налога организация не может включить списанную дебиторскую задолженность в расходы. Ведь перечень расходов, учитываемых на "упрощенке", является закрытым и не содержит такого вида расходов, как убытки от списания просроченных долгов (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России (Письма от 23.06.2014 N 03-03-06/1/29799, от 22.07.2013 N 03-11-11/28614 и от 01.04.2009 N 03-11-06/2/57).

В бухгалтерском учете списанную "дебиторку" нужно

в течение пяти лет учитывать на забалансовом счете

Списание кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, отражают в бухгалтерском учете одной проводкой:

Дебет 60 (62 или 76) Кредит 91 - списана просроченная кредиторская задолженность.

При списании просроченной дебиторской задолженности нужно учесть, создавала ли организация в бухучете резерв по сомнительным долгам. Если резерва не создавали, делают следующую запись:

Дебет 91 Кредит 62 (60 или 76) - списана просроченная дебиторская задолженность.

Организации, которые сформировали резерв по сомнительным долгам, отражают списание безнадежной "дебиторки" следующим образом:

Дебет 63 Кредит 62 (60 или 76) - списана дебиторская задолженность, под которую был создан резерв;

Дебет 91 Кредит 62 (60 или 76) - списана дебиторская задолженность, не покрытая резервом.

Независимо от того, создавала ли компания резерв по сомнительным долгам, сумму списанной дебиторской задолженности необходимо в течение пяти лет отражать на забалансовом счете 007 (абз. 2 п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ). Делается это из-за того, что списание задолженности, по которой истек срок исковой давности, не является ее аннулированием. Со временем имущественное положение должника может измениться. Не исключено, что он погасит долг частично или даже полностью. Поэтому организации следует наблюдать за возможностью взыскания списанной задолженности.

Принятие списанной дебиторской задолженности к забалансовому учету отражают следующей записью (бухгалтерский учет за балансом ведется по простой системе, то есть без использования метода двойной записи):

Дебет 007 - отражена за балансом списанная дебиторская задолженность.

Если должник погасит списанную задолженность, организация сделает в бухгалтерском учете следующие проводки:

Дебет 51 (50) Кредит 62 (60 или 76) - получена оплата от должника;

Дебет 62 (60 или 76) Кредит 91 - включена в доходы сумма погашенного долга, который ранее был списан как просроченный;

Кредит 007 - списана за балансом сумма безнадежного долга, погашенного должником.